Как организовать переезд склада?

Казалось бы, в том, что у фирмы появился новый склад – более просторный, вместительный, радующий глаз – один лишь плюс. Однако это не так. В каждом деле есть свои «подводные камни» и «рифы», на которые стоит только напороться – и, как минимум, предприятие понесет некоторые потери. «Подводный камень» в этом деле – это сам переезд из одного помещения в другое. Здесь содержится множество проблем – начиная от мелких и заканчивая крупными. Тут важно и товар не потерять, и сотрудников не превратить в «спартанских рабов», с которыми никто не считался. Все мы люди, и всем нам свойственно переживать. А переезд склада – тоже стресс. Да и как уследить за этими огромными партиями товара, которые следует переместить? Нужно все обдумать и грамотно расписать.

Как провести успешный переезд склада?

1. Перво-наперво, о чем стоит подумать, так это о распределении обязанностей. Кто за что будет отвечать, нужно решить сразу, чтобы потом не возникало лишних проблем, а рабочие не путались, у кого что можно спросить и уточнить. К тому же, четкие обязанности налагают определенную ответственность, что безусловно стимулирует людей к хорошему выполнению своей работы.
2. После определения «главнокомандующего» стоит задуматься о дате переезда. Наиболее оптимальным вариантом будет запланировать сие непростое дело на «спокойный день» - когда не ожидается большого количества клиентов или долгого приема товаров. Этот вопрос лучше решить сразу же, чтобы потом не возникло неприятной ситуации, когда в дверь стучатся партнеры, а им навстречу маршируют бригады грузчиков с вещами наперевес.
3. За «разбором полетов» следует определение плана размещения предметов, содержавшихся на старом складе. Что, где и как будет положено на новом месте – это важный вопрос, который лучше решить заранее. Потому что в сам день переезда будет твориться «Вавилонское столпотворение», и впопыхах объяснять людям, что куда класть – очень нелегкое (и, как правило, неблагодарное) дело. В суете легко можно напутать, смешать все в одну кучу и получить справедливый нагоняй от начальства. Оно Вам надо?
4. Немаловажен также «человеческий фактор» , о котором стоит подумать. Как правило, люди очень привыкают к своему месту работы и не всегда горят желанием с ним расставаться. Это же надо привыкать к новому помещению, а там другая обстановка, даже ощущения другие! Поэтому нужно быть готовым к тому, что не все сотрудники будут радостно улыбаться и выполнять все действия, которые необходимы. Для того, чтобы максимально облегчить жизнь и себе, и людям, стоит просто отвезти их на новое место работы, «познакомить» с ним, расписать все плюсы нового помещения и убедить, что переезд скажется благоприятно даже на них самих. После этого люди, как правило, выполняют все работы, связанные с «перемещением» склада, качественнее и даже быстрее! Ведь им объяснили, что «так будет лучше для них самих же». Соответственно, работа, которую они должны выполнить, становится «ИХ делом».
5. Далее – подробнейший «план действий». Необходимо все рассчитать до малейших деталей, на какие этапы будет разделен переезд, что, как и когда следует перевезти/собрать/расставить. Будет такой план – значит, работа будет спориться, люди будут эффективно и с минимальными затратами по времени выполнять все необходимые действия. А значит, и переезд склада пройдет быстрее и качественнее.
6. Следует также позаботиться о грамотном и своевременном юридическом оформлении переезда. На каждую партию товара лучше завести накладную, чтобы потом после хаоса (который может возникнуть, несмотря на все усилия) быстро найти необходимое. Да и к учету товаров это большой плюс – чтобы знать, что ничего не потерялось по дороге, а в целости и сохранности доехало до нового места.
7. Не забудьте и о «группе поддержки» - специалистах-компьютерщиках! Чтобы оборудование и техника заработали сразу же и правильно, эти люди просто необходимы. Только они способны справиться с этой «кучей микросхем и проводов», которой обычно представляется вся техника людям, несведущим в данной области.
8. Конечно же, после окончания всех работ неплохо было бы провести инвентаризацию. Однако не стоит перенапрягать людей. Они и так работали в условиях, которые некоторым покажутся экстремальными – из-за большой психологической нагрузки. Никому не хочется покидать насиженное место, а тут еще и вещи надо собрать/упаковать/перевезти/распаковать/правильно разложить. Поэтому оказывать давление на сотрудников в первый месяц после переезда психологи не советуют. Пусть приноровятся, обвыкнут – а там и дело пойдет лучше.

Таковы несколько важных пунктов, к которым следует присмотреться и, возможно, поступить так же. В таком случае и «волки будут сыты, и овцы будут целы». И сотрудники успешно «переживут» переезд склада, и товар останется в том виде и количестве, в котором был. Удачи Вам в этом нелегком деле и последующих успехов в рабочей деятельности!

1. нужно ли менять ИНН при смене места нахождения организации
2. нужно ли указывать в трудовом договоре место работы
3. как оформить приказ об изменении места нахождения организации
4. что может повлечь за собой изменение места нахождения юридического лица

Безболезненные способы перевода работников на новое место Как изменить условия трудового договора, не спрашивая работника В каком документе обосновать организационные изменения Какие вакансии предлагать работнику на замену Снижение продаж и ухудшение финансового положения компании не являются причинами для изменения условий трудового договора в одностороннем порядке.

Приказ о переезде офиса статьи журнал кадровое дело

Если все хорошо продумано, составлены планы и графики, все сотрудники извещены о своих задачах и функциях, руководитель осуществляет текущий контроль в соответствии с выделенными реперными точками, то переезд из стихийного бедствия, как обычно к нему относятся, превращается в обычный проект, успех которого зависит от качества планирования и грамотного руководства. При перемещении работник выполняет прежнюю работу, но на новом рабочем месте. Перевод прекращается с выходом отсутствующего работника на работу простоя, катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и любого исключительного случая, ставящего под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Что же касается местопребывания работодателя, то оно указывается в информативной, а не в содержательной части трудового контракта (почаще всего в реквизитах работодателя). Итак, у работодателя произошли конфигурации организационного нрава, и он переезжает в другую местность. 237 об утверждении критерий эксплуатации жд переездов. цена дизайна гражданства — 75 евро.

Moetv org хороший портал о кино

Ознакомить с приказом заведующего канцелярией (фио), начальника отдела кадров (фио). Форма утверждена приказом минтранса рф об утверждении порядка дизайна и форм экспедиторских документов от 11. Как лицезреем, особенных ограничений у данной компании нет, и цель будет состоять в том, чтоб обеспечить переезд в назначенный срок. Фактический это кабинеты, производственные площади, т.е. Основанием для этого будет приказ о внесении конфигураций в учетные документы.

Поручение экспедитору подлежит исполнению с момента получения клиентом письменного подтверждения его согласования экспедитором. Кроме того, независимо от результатов рассмотрения дела судом все судебные расходы могут быть отнесены на лицо, злоупотребляющее своими процессуальными правами или не выполняющее своих процессуальных обязанностей (п. На практике в договорах встречаются следующие оговорки, и т.

Приказ о переезде офиса

Переезд офиса очень часто обусловлен дорогостоящей арендной платой за помещение в зданиях, расположенных в черте города. Преимущества аренды офисных помещений в загородной зоне помимо более дешевой оплаты за аренду нередко обусловлены и тем, что многим сотрудникам быстрее и проще добираться до места работы. Однако переезд офиса связан не только со сложностями организации вывоза оборудования, но и с оформлением кадровых документов.

1. Приказ о переезде офиса;
2. Отказ или согласие работников о работе в другой местности;
3. Приказы об увольнении работников, несогласных на переезд в соответствии с п. 9 ст. 77 ТК РФ;
4. Дополнительные соглашения с внесением новых реквизитов компании к трудовым договорам работников, выразивших согласие на перемещении работодателя.

10. Обеспечение доступа. Еще одним важным моментом, который в первый же день может крайне негативно отразиться на отношении сотрудников к новому офису, является организация доступа в новое здание. Все вопросы, связанные с пропусками, списками сотрудников и охраной, должны быть решены заблаговременно.

Филиалы, представительства и иные обособленные структурные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Следовательно, филиал организации не может считаться работодателем и случай изменения местонахождения филиала под действие пункта 9 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ не подпадает.

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

В связи с окончанием договора аренды офисных площадей и повышением стоимости аренды арендодателем руководство компании «Н» приняло решение о смене фактического места нахождения. В Москве арендная плата для компании оказалась слишком высока, поэтому был подобран подходящий офис в г. Мытищи Московской области. Нужно ли заранее предупреждать работников об изменении места нахождения организации?

Специальные правила предусмотрены для тех случаев, когда организация-работодатель переезжает в другую местность. Дело в том, что ч. 1 ст. 72 1 ТК РФ называет перевод в другую местность вместе с работодателем разновидностью перевода на другую работу. По закону перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Поэтому необходимо: во-первых, уведомить работника о предстоящем переводе в другую местность вместе с работодателем, а во-вторых, получить согласие работника на такой перевод.

Перевод на работу в другую местность: особенности процедуры взаимоотношений с работниками

Принимая решение о том, как построить взаимоотношения с сотрудниками, эксперты справедливо отмечают, что нельзя игнорировать следующий факт: территории отдельных населенных пунктов настолько велики, что перемещение работодателя в пределах этих населенных пунктов может куда как более серьезно отражаться на отношениях работодателя и работника, чем перемещение между рядом расположенными населенными пунктами, поскольку работник должен затрачивать существенно большее время на дорогу к месту выполнения своих трудовых функций (особенно это характерно для мегаполисов).

На первый взгляд урегулирование вопроса о месте работы не составляет никакой сложности. Однако в дальнейшем именно данное условие, точнее, его неоднозначная формулировка, может вызвать массу споров, решать которые часто приходится в судебном порядке. Речь идет о ситуациях, когда изменяется фактический адрес организации в пределах одного города, одной местности, поскольку переезд в другую местность вместе с работодателем или перевод для работы в обособленном подразделении, расположенном в другой местности, регулируются нормами ст. 72 ТК РФ.

Образец приказ о переезде офиса

Обратите внимание: Не является переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменений, предусмотренных в пункте 1 статьи 41 Трудового кодекса.

Изначально, законодатель предусматривает, что перевод работника на другую работу допускается с согласия работника, оформляется внесением соответствующих изменений в трудовой договор и актом работодателя. Исключение составляют случаи, предусмотренные Трудовым кодексом.

Образец письма о переезде в новый офис

адаптировать контент к чтению с мобильных экранов, написать цепляющие тексты, собрать достаточное количество адресов потенциальных и существующих клиентов и сегментировать аудиторию. Но иногда этого не хватает: ваши конкуренты делают похожие рассылки, поэтому вы не можете удивить подписчиков чем-то новым и интересным.

Необходимость смены места расположения офиса или компании может быть вызван различными причинами – окончание срока аренды, приобретение или постройка собственного здания. Решение о переезде офиса принимается уполномоченным органом или собранием учредителей. Документальное оформление переезда связано с определенными факторами, в зависимости от которых может возникнуть необходимость о внесении изменений в учредительные документы, уведомление государственных органов и работников организации.

Образец приказ о переезде офиса

Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству.

Информационное письмо – передаются сведения официального характера. Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е.

24 Июл 2018 543

Переезд предприятия или организации часто сопровождается переводом сотрудников. При этом работодателю предстоит закрепить перевод документально, выполнить ряд других формальностей и выплатить работникам компенсации.

Переезд предприятия в другую местность вместе с сотрудниками

Передислокация организации в другую местность, расположенную внутри страны или за ее пределами, встречается не так уж редко. Причины могут быть самыми различными: это и экономика, и технологические проблемы, и социальные или демографические вопросы, и прочее. Разберемся, как именно должен действовать работодатель относительно персонала, и чего ожидать сотрудникам при переезде или увольнении из компании.

Нюансы переезда предприятия

Начнем с того, что под переводом предприятия в другую местность юридически понимается вывод организации за пределы административных границ данного населенного пункта (города, поселка). Такие миграционные явления считаются нормальными для любой экономики. При этом не исключена вероятность того, что кому-либо из персонала придется поменять рабочее место, даже если это не прописано в трудовом договоре. Кроме того, как показывает практический опыт, соглашаются на переезд в другую местность далеко не все сотрудники. Часть работников решит прервать трудовые отношения с работодателем. И с решившимися переехать, и с отказавшимися от перевода сотрудниками, работодателю предстоит уладить определенные формальности на основе ТК РФ.

Возможны также варианты, когда в трудовом договоре предусматривается работа персонала на объектах, которые находятся в другой местности. В таких ситуациях перемещение работников не относится к категории «перевода» и не требует соблюдения соответствующих формальностей. В качестве примера можно привести строителей или ремонтников, работающих не только в своем населенном пункте.

Как все происходит на практике?

После принятия соответствующего решения о переезде компании работодатель должен оформить его в письменном виде. При этом каждого работника необходимо уведомить о переводе предприятия в другую местность письменно, в идеале – под роспись.

Статья 77 ТК РФ на работодателя не накладывает обязательство предложить персоналу работу на новом месте в случае перевода предприятия в другой населенный пункт. Работодатель обладает правом уволить работника (на основании изменения условий трудового договора), предупредив его заранее – не позже 2 месяцев до переезда. Если же предприятие рассчитывает на переезд данного сотрудника, то ему нужно об этом письменно сообщить в уведомлении о переводе.

Любой работник имеет право самостоятельно решать, интересует ли его переезд в другой населенный пункт вместе с работодателем. При отказе от перевода работник пишет соответствующее заявление, и работодателю придется выплатить выходное пособие, состоящее из 2-недельного среднего заработка.

Каждому из сотрудников, решившихся на переезд вместе предприятием, предстоит подписать соглашение об изменении условий трудового договора. Если при переезде были внесены изменения в локальные нормативные акты работодателя, то работники обязательно должны быть поставлены в известность в установленном порядке. С приказом о переводе каждый из сотрудников также должен ознакомиться под подпись. При этом сведения о переводе фиксируются в личной карточке работника и прочих документах.

Гарантии и компенсации

Поскольку переезд персонала вместе с предприятием является делом довольно затратным, трудовым законодательством предусмотрены определенные гарантии для сотрудников. В частности, на основании статьи 169 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить сотруднику и его семье затраты на переезд, включая перевозку имущества. Выплата компенсаций сотрудникам в связи с переводом в другую местность для предприятий, финансируемых из бюджета РФ, закреплена также в ряде постановлений российского правительства (№187 от 02.03.2003 г. с изменениями и дополнениями от 14.05.2013 г.).

При переводе сотрудников работодателю придется выплатить следующие компенсации:

стоимость проезда сотрудника и его семьи на железнодорожном, автомобильном, воздушном или водном транспорте. Исключением являются ситуации, когда транспорт для переезда предоставляется организацией;

стоимость провоза имущества на железнодорожном, автомобильном или водном транспорте (на работника – до 500 кг, на каждого из членов семьи – до 150 кг);

оплата сотруднику суточных, исходя из числа дней, проведенных в пути;

единовременное пособие для сотрудников и членов их семей. Для работников – в сумме месячного оклада на новом месте работы, для членов их семей – по одной четвертой от пособия работника на каждого;

заработная плата (по тарифной ставке оклада на новом рабочем месте) за время нахождения в пути, а также за время сборов в дорогу и обустройства (всего – до 6 дней) на новом месте.

Здесь следует отметить, что законодательством определены минимальные выплаты только для организаций и предприятий, которые финансируются из федерального бюджета. В общем и целом, компенсационные выплаты определяются на основе условий трудового договора, но не могут быть ниже минимальных по закону. Для коммерческих компаний какой-либо «минималки» по компенсациям вследствие переезда работников законом не указывается. При переводе сотрудников необходимо заключить соглашение о возмещение расходов.

Некоторые компании при переводе персонала возмещают расходы на переезд, а также компенсируют затраты на оплату нового жилья. Данные «жилищные» выплаты могут считаться зарплатой работника, которая выдана в неденежной форме. Ее размеры регулируются статьей 131 Трудового кодекса, и не могут быть выше одной пятой от заработной платы, указанной в трудовом договоре.

Возмещение расходов работодателя

Следует отметить, что в определенных случаях предприятие может потребовать возвращения уплаченных сумм, связанных с переездом работника в другую местность. Например, если он не вышел на работу или отказался работать без уважительной причины. Также с сотрудника могут потребовать возмещения расходов на переезд, если он уволился без уважительной причины до конца периода, указанного в договоре. Если срок в документах не указан, то – в течение 1 года. Это же касается случаев, если работник был уволен за действия, которые могут служить законным основанием для прерывания трудового договора.

Как быстро набрать персонал при переезде?

Последнее время многие работодатели в целях экономии на аренде переводят свои офисы за пределы мегаполисов. Помимо более дешевой аренды расположение офиса вне городской черты может облегчить некоторым работникам путь до работы, поскольку не придется въезжать в город и томиться в пробках. А если организован корпоративный транспорт, то в той или иной мере будет решена и проблема опозданий. Но, занимаясь переездом, не стоит забывать про оформление кадровых документов. Забывчивость в этом вопросе может стоить организации весьма внушительного штрафа и даже дисквалификации руководителя.

Переезд или перевод в другую местность?

Изменение места нахождения организации практически всегда сказывается на сотрудниках. Ведь им приходится корректировать уже привычный распорядок дня, увеличивая или уменьшая время на дорогу до работы и с нее. Но если такой переезд происходит в рамках населенного пункта, то на кадровых документах он, как правило, не сказывается. Дело в том, что в большинстве случаев в трудовом договоре в качестве места работы указывается просто город, без конкретного адреса. А вот если переезд происходит за пределы населенного пункта, то без решения кадровых вопросов уже не обойтись. Связано это с тем, что в терминах Трудового кодекса такой переезд уже является ни чем иным, как переводом в другую местность. А такой перевод возможен только с письменного и предварительного согласия работников (ст. 72.1 ТК РФ). При этом под «другой местностью» в Трудовом кодексе как раз и понимается другой населенный пункт, вне зависимости от степени их удаленности друг от друга. Именно такое разъяснение дал Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.02.04 № 2 (п. 16).

Получаем согласие сотрудника

Фактически при переезде организации в другой населенный пункт изменяется одно из существенных условий трудового договора. А именно — место работы (ст. 58 ТК РФ). Соответственно, это нам и нужно будет отразить на бумаге, внеся изменения в трудовой договор в этой части. Делается это путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. В этом соглашении нужно указать дату внесения изменений в трудовой договор, новое место работы сотрудника и дату, с которой сотрудник должен будет приступить к работе на новом месте.

Дополнительное соглашение, как и трудовой договор, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работодателем и сотрудником. Подписание работником такого дополнительного соглашения как раз и будет означать его согласие на перевод в другое место. Поэтому оформлять допсоглашение нужно до того как состоялся переезд. Один экземпляр дополнительного соглашения нужно обязательно передать сотруднику, сделав отметку о факте и дате получения его работником на экземпляре работодателя.

Обратите внимание: подобное соглашение нужно подготовить по каждому сотруднику. В том числе и по тем, кто находится на больничном, в очередном или учебном отпуске, а также в отпуске по уходу за ребенком. При этом подписать соглашение работник сможет только после выхода на работу. Дело в том, что у работодателя нет права отзывать сотрудников из отпусков с целью подписания дополнительных соглашений к трудовому договору (ст. 125 ТК РФ). И уж тем более у работодателя нет возможности вызвать для подписания соглашения сотрудника, находящегося на больничном. Поэтому юридически до выхода сотрудника на работу он будет продолжать трудиться по прежнему месту. Но соглашения все равно нужно подготовить заранее — это исключит привлечение организации к ответственности за нарушение трудового законодательства, если проверка случится в период отпуска или болезни сотрудника.

Обсудим еще один вопрос, который может возникнуть при переезде у организаций, работающих достаточно давно. Как поступить в тех случаях, если сотрудник принят на работу до 1992 года, то есть до того, как появилась законодательно оформленная обязанность заключать с сотрудниками письменные трудовые договоры? Проще говоря, как оформить согласие сотрудника на перевод, если трудового договора в письменной форме с ним нет и составлять дополнительное соглашение не к чему?

В такой ситуации работодателю все равно нужно подготовить письменный документ об изменении места нахождения организации, в котором бы сотрудник своей подписью засвидетельствовал свое согласие на продолжение работы в новом офисе (см. Указания по заполнению формы № Т-5, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1). Кроме того, в данном случае согласие можно оформить в виде заявления сотрудника с просьбой о переводе.

Что делать с несогласными

Ситуация, когда сотрудник отказывается подписывать дополнительное соглашение, связанное с переводом офиса за город, встречается редко, однако к ней все равно нужно быть готовым.

Во-первых, нужно учитывать, что сам по себе отказ сотрудника от подписания дополнительного соглашения (то есть фактически от перевода) никакой ответственности для работника не влечет. Наказать его за это так же, как, например, за отказ от командировки, работодатель не может.

Во-вторых, следует помнить, что работника, отказавшегося от перевода, придется увольнять на основании пункта 9 статьи 77 ТК РФ в связи с отказом от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем.

Оформляем согласившихся

Но вернемся к тем сотрудникам, которые подписали дополнительное соглашение. В отношении каждого из них нужно подготовить приказ о постоянном переводе в другую местность. Данный приказ оформляется по унифицированной форме № Т-5 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1). При этом в той части приказа, где указано «Перевести на другую работу» графу «Дата» заполняем следующим образом: в поле «с» указываем дату, с которой сотрудник должен приступить к работе на новом месте. В графе «по» ставим прочерк, поскольку перевод у нас постоянный, а не временный. Поэтому и в графу «Вид перевода» вносим запись «постоянно». Наименование структурного подразделения по прежнему и по новому месту работы нужно указать в приказе о переводе только если оно изначально было указано в трудовом договоре. В противном случае ставится прочерк. В графу «Основание» вносятся реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору. На этом оформление приказа закончено и после подписания его руководителем или иным уполномоченным на это лицом, с приказом нужно ознакомить сотрудника под подпись.

После того, как сотрудник поставит свою подпись на приказе о переводе, можно переходить к оформлению его трудовой книжки. В нее вносится запись о переводе с указанием нового места работы (в графе 3 трудовой книжки). В качестве даты (в графе 2) указываем дату начала работы на новом месте - она у нас зафиксирована в дополнительном соглашении и в приказе. Наконец, реквизиты приказа заносятся в графу 4 трудовой книжки. Аналогичные сведения вносятся и в личную карточку сотрудника, но в отличие от трудовой книжки, данную запись нужно будет заверить подписью самого сотрудника.

На этом оформление перевода можно считать законченным. Бухгалтеру же в этом случае нужно помнить, что перевод сотрудника в другую местность вместе с организацией никаких дополнительных выплат в пользу сотрудников не влечет. Им не надо выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск и выдавать деньги под расчет за время, отработанное на прежнем месте. Ведь увольнения при этом не происходит.

Новая страница 1

Определение целей

Постановкой цели занимается руководитель организации или подразделения, которое переезжает. Необходимо отметить, что у каждой компании свои исходные условия переезда, и ни в коем случае нельзя пропускать этап постановки цели, ведь что если не продумать с самого начала требования к критериям успешности реализации переезда, накладки просто неизбежны.

Назначение руководителя проекта

Решение этого вопроса в большей мере зависит от размера компании. Если компания маленькая, то с такой задачей очень хорошо справится секретарь, если средняя – то лучше назначить на роль руководителя проекта офис-менеджера, ну а если компания крупная, – руководителя административно-хозяйственного отдела. В нашей статье речь пойдет об организации переезда собственными силами, что возможно в небольших компаниях. Если компания крупная и переезжает, например, целое здание, то гораздо выгоднее пригласить к сотрудничеству специализированную компанию по организации переезда, которая сама решит все организационные вопросы.

Назначение руководителя проекта необходимо закрепить документально – издать соответствующий приказ , в котором обозначить цели переезда, назначить руководителя проекта, поручить ему разработать план и смету переезда. Это придаст проекту соответствующую значимость и позволит в дальнейшем избежать многих вопросов.

Определение этапов реализации проекта

Чаще всего переезд включает следующие этапы:

1. Подготовка переезда

- организационно-подготовительные работы;

Сборы.

2. Подготовка нового помещения.

3. День переезда.

4. Обустройство на новом месте.

Контрольные точки назначаются для того, чтобы точно определить, выполнен ли определенный этап и насколько успешно это сделано.

Например, для этапа «Организационно-подготовительные работы» контрольными точками будут наличие точного плана, в котором определено, кто и что делает, знание исполнителями своих задач, наличие необходимого упаковочного материала, перечень всех предметов, которые перевозятся, заказанная для переезда машина и рабочие.

Для каждого этапа необходимо выделить наиболее важные контрольные точки. Например, если на новом месте нет связи, то работать будет невозможно, поэтому одной из важных реперных точек в этапе «Подготовка нового помещения», будет наличие работающей телефонной связи.

Определение сроков реализации каждого этапа, составление сетевого графика работ

Отправной точкой для составления графика реализации проекта является дата переезда. Как правило, она назначается заранее, а затем рассчитываются все остальные сроки. Следует иметь в виду, что на подготовительные работы в зависимости от размера фирмы уходит от 2 недель до 1,5–2 месяцев. За три дня подготовить переезд просто невозможно. Поэтому, договариваясь с будущим арендодателем о сроках въезда в помещение, нужно сразу оговорить необходимые вам для подготовки сроки. Для компании среднего размера (30–50 человек) лучше закладывать на подготовительные работы не менее 1 месяца. Существенно повлияет на сроки переезда и то, в каком состоянии находится новое помещение: если оно, например, требует ремонта или специального оснащения, то все сроки будут определяться с учетом готовности нового помещения.

День переезда может быть один, и если есть такая возможность, то, конечно же, лучше переехать за один день. Но ситуация может сложиться так, что переехать за один день не получится. Тогда назначаются два или три дня переезда. Затягивать переезд более чем на три дня нецелесообразно, это существенно повысит ваши издержки, лучше спланировать все заранее и уложиться в минимальные сроки. Затягивание переезда (когда компания имеет возможность переезжать постепенно) – это огромное количество непродуктивно расходуемого времени. Работа во время переездов просто парализуется, поэтому лучше потратить больше времени на подготовку (ведь ею занимаются не все сотрудники), но зато переехать как можно быстрее.

Составление сметы переезда

На самом деле уже при составлении плана становится понятным, какие его пункты потребуют дополнительных расходов, и это можно сразу указать в примечании, чтобы облегчить себе работу. Составление сметы необходимо для того, чтобы заранее иметь представление о затратности проекта и предстоящих расходах. А также для того, чтобы попытаться уже на этапе планирования свести к минимуму издержки. Ведь если заказывать все заранее, то есть возможность выбирать более дешевые варианты, а если делать что-то авральным порядком, то возможности выбора ограничены и приходится соглашаться на условия тех, кто готов сделать все срочно.

Очевидно, что самое главное в организации переезда – это тщательное планирование. Если все хорошо продумано, составлены планы и графики, все сотрудники знают свои задачи и функции, руководитель осуществляет текущий контроль в соответствии с определенными реперными точками, то переезд из стихийного бедствия, как обычно к нему относятся, превращается в обычный проект, успех которого зависит от того, насколько грамотным будет планирование и руководство.